G Suiteは社内限定で共有できる

G Suiteには多くの機能が有りますが、私が重宝しているのはGoogleドライブです。

そんなもの無料のGoogleアカウントでも使用できるだろう?
有料のG Suiteにしたところで何のメリットが有るんだ?
そう言う疑問を持たれる方が多いです。

G Suiteを使用すると、社内の情報(ファイルやメール等)をインターネット上に保存して使うことになります。

保存された情報を見ることが出来るのは、基本的にご本人です。
使用開始時にG Suite用にメールアドレスとパスワードを渡されますが、この情報を知らない人はG Suiteを使うことが出来ません。

でも、自分が作ったファイルを他の人に見てもらいたい場面は、少なからず有ると思います。これに対応するのがGoogleドライブの「共有」と言う機能です。

「共有」機能は無料版のGoogleドライブにも存在し、私もプライベートでは使っています。
ですが、1つだけ欠点があると考えています。
それは「誰にでも共有が出来てしまう」ことです。
ファイルを作った人は「誰に」ファイルを共有するか決めることが出来るのですが、その決定時に相手のGmailアドレスを指定します。
これは、間違ったGmailアドレスを指定しても共有されてしまうという事です。

もしこの間違いがお仕事のファイルで起きてしまったら・・・?
あまり気持ちの良いものではありませんし、殆どの場面で問題になってしまうことでしょう。

G Suiteの場合は、この共有機能を利用する時に指定可能なGmailアドレスを、制限することが可能です。
つまり、指定可能なGmailアドレスを社内だけに設定しておけば、誤って社外の人に共有してしまう事も有りません。

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